Jedną z form promocji różnego rodzaju obiektów hotelowych i rekreacyjnych jest przesyłanie e-maili z ofertą handlową do potencjalnie zainteresowanych podmiotów. Jest to obecnie powszechna praktyka, będąca często działaniem pomocniczym przy większych kampaniach promocyjno-reklamowych. Nie mniej jednak nie powinno się nie doceniać tej formy promocji. Mimo dużej liczby tego typu ofert jakie trafiają do naszych skrzynek pocztowych, odpowiednie skonstruowanie wiadomości może zachęcić, a nieodpowiednie – zniechęcić do zainteresowania się takim obiektem. Dlatego choć wydaje się, że sama forma e-maila nie ma większego znaczenia, to prawda wygląda zupełnie inaczej. To właśnie głównie od formy zależy najwięcej. W związku z tym poniżej wyróżniliśmy kilka podstawowych błędów, które już na starcie dyskwalifikują e-maile z ofertą handlową.

Przede wszystkim pierwsza wiadomość powinna zawierać krótką, treściwą informację dotyczącą konkretnej oferty z ewentualną możliwością dosłania szczegółów dla zainteresowanych.
Po drugie pierwsza wiadomość nie powinna zawierać dużych załączników, które niepotrzebnie obciążą skrzynkę nie zainteresowanych odbiorców.
Po trzecie, pod żadnym pozorem nie należy generalnie w mailach wysyłać plików, jakie można łatwiej udostępnic w inny sposób – świetnym przykładem są filmiki promocyjne – nie ma sensu wysyłać ich jako załączników mailem, skoro znacznie łatwiej jest u mieścić w mailu link do filmu osadzonego na własnej stronie lub na publicznie dostępnym YouTube. Z pewnością wiadomość będzie wtedy „lżejsza” i bardziej przejrzysta, a także nie będzie sprawiała wrażenia „agresywnej” i nachalnej.

Szczególnie istotna jest też kwestia spamu – wysyłanie nie zamówionych ofert e-mailem jest równoznaczne z wysyłaniem spamu. Zgoda odbiorcy oferty na otrzymanie oferty nie może być dorozumiana – musi on ją jednoznacznie wyrazić, na co musimy mieć potwierdzenie.

Klasycznym przykładem niewłaściwie stworzonej wiadomości jest na przykład e-mail jaki dostaliśmy od Aquaparku Sanatorium Panorama Morska w Jarosławcu. W wysłanym do nas mailu zrobili wszystkie wymienione wcześniej błędy. Wiadomość była strasznie duża (ponad 13 Mb), kilka „ciężkich” załączników, w tym filmik wideo, a sam e-mail nie zawierał żadnego tekstu, tylko jeden duży plik graficzny (prezentujemy go poniżej) wklejony w jego treść. A na dokładkę nie wyrażalismy zgody na otrzymywanie od tego hotelu ofert handlowych.

Powyższy artykuł nie jest żadną formą antyreklamy, a jedynie obiektywnym zwróceniem uwagi na dość istotny problem związany z przesyłaniem ofert handlowych drogą mailową. Jak bowiem widać są jeszcze obiekty turystyczne, które robią to w sposób nieprawidłowy, a nawet niezgodny z prawem, a przecież to w ich interesie powinno leżeć dbanie o swój pozytywny wizerunek. Mamy nadzieję, że na podstawie tego przykładu inni nie popełnią już podobnych błędów.